গুগল শীট হলো একটি অনলাইন ভিত্তিক স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম যা ব্যবহারকারীদের তথ্য সংগ্রহ, বিশ্লেষণ এবং শেয়ার করার অসংখ্য সুবিধা দেয়। এটি ব্যক্তিগত এবং পেশাদার জীবনে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ টুল, বিশেষ করে যখন বিভিন্ন প্রকল্পে একাধিক ব্যক্তি একসাথে কাজ করেন। তবে সবার জন্য ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার সুযোগ রাখা সবসময় সঠিক নয়। তাই নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে শুধু এডিট বা ভিউ এর অনুমতি দেয়ার পদ্ধতিটি জানা খুবই জরুরি।
কেন গুগল শীটের অনুমতি নির্ধারণ গুরুত্বপূর্ণ?
প্রথমেই, গুগল শীটে শেয়ারিংয়ের বিষয়টি অত্যন্ত কার্যকরী। বিভিন্ন কাজের ক্ষেত্রে, যেমন হিসাব রাখা, ডেটা বিশ্লেষণ বা একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করার সময়, গুগল শীটের সাহায্যে একাধিক ব্যবহারকারী সহজেই একসাথে কাজ করতে পারেন। তবে সবার হাতে সম্পাদনার সুযোগ দিলে ডকুমেন্টের ডেটা পরিবর্তন হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। তাই নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের এডিট বা ভিউ এর অনুমতি দেয়া গেলে কাজের গতি এবং সঠিকতা বজায় থাকে।
এখন আমরা ধাপে ধাপে দেখবো কিভাবে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে গুগল শীটের এডিট বা ভিউ এর অনুমতি দেয়া যায়।
গুগল শীটের শেয়ারিং অপশন ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে অনুমতি দেয়ার ধাপসমূহ
গুগল শীটের শেয়ারিং ফিচারটি খুবই সহজ এবং কার্যকরী। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা ব্যক্তিদের ভিউ এবং এডিট করার অনুমতি দিতে পারেন:
১. শীটটি ওপেন করা
প্রথমে আপনার যেই গুগল শীটটি শেয়ার করতে চান সেটি ওপেন করুন। যদি আপনি আগে থেকেই গুগল ড্রাইভে শীটটি সংরক্ষণ করে থাকেন, তবে ড্রাইভ থেকে সেটি খুঁজে বের করে ওপেন করুন।
২. শেয়ারিং অপশন খোলা
গুগল শীট ওপেন করার পর, উপরের ডান দিকে থাকা "শেয়ার" (Share) বোতামে ক্লিক করুন। এই বোতামটি দেখতে হবে একটি ছোট লক বা শেয়ারিং আইকনের মতো।
৩. নির্দিষ্ট ব্যক্তির ইমেইল যোগ করা
শেয়ারিং অপশনে ক্লিক করার পর একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। সেখানে "Add people and groups" বক্সে ক্লিক করে সেই ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা লিখুন যার সাথে আপনি শীটটি শেয়ার করতে চান।
৪. অনুমতি নির্ধারণ করা
ইমেইল যুক্ত করার পর ডান দিকে একটি ড্রপডাউন মেনু দেখা যাবে। এখানে তিনটি অপশন থাকবে:
- Viewer (ভিউয়ার): এই অপশনটি বেছে নিলে ব্যক্তি শীটটি শুধু দেখতে পারবে, কিন্তু কোন তথ্য পরিবর্তন করতে পারবে না।
- Commenter (কমেন্টার): এতে ব্যক্তি শীটটি দেখতে এবং মন্তব্য করতে পারবে, কিন্তু এডিট করতে পারবে না।
- Editor (এডিটর): এই অপশনটি বেছে নিলে ব্যক্তি শীটের সমস্ত তথ্য সম্পাদনা করতে পারবে।
যে অনুমতি আপনি নির্ধারণ করতে চান সেটি বেছে নিন।
৫. পাঠানো
অনুমতি নির্ধারণ করার পর, "Send" বোতামে ক্লিক করুন। নির্দিষ্ট ব্যক্তির ইমেইলে একটি শেয়ার লিঙ্ক চলে যাবে, এবং সে এই লিঙ্কের মাধ্যমে শীটে নির্দিষ্ট অনুমতি অনুযায়ী প্রবেশ করতে পারবে।
নির্দিষ্ট অনুমতি কাস্টমাইজ করা
গুগল শীটে শুধুমাত্র এডিটর বা ভিউয়ার অনুমতি দেওয়া ছাড়াও আপনি আরো কিছু উন্নত নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
১. লিঙ্ক শেয়ারিং বন্ধ রাখা
যদি আপনি চান নির্দিষ্ট কিছু ব্যক্তিই শীট অ্যাক্সেস করুক, তবে শেয়ারিং সেটিংসে গিয়ে “Anyone with the link” অপশনটি বন্ধ রাখুন। এভাবে শুধু যাদের ইমেইল ঠিকানা দিয়ে আপনি অনুমতি দিয়েছেন তারাই শীটে ঢুকতে পারবে।
২. এডিট সীমাবদ্ধ রাখা
যদি আপনি চান যে কিছু এডিটর শীট সম্পাদনা করতে পারবে কিন্তু অন্যরা পারবে না, তবে আপনাকে নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য এডিট বা ভিউ অপশনটি সঠিকভাবে নির্বাচন করতে হবে। এছাড়া, আপনি "Protect Range" ফিচারটি ব্যবহার করতে পারেন নির্দিষ্ট সেলের তথ্য লক করে রাখার জন্য।
মোবাইল ডিভাইসে গুগল শীটের শেয়ারিং অপশন ব্যবহারের পদ্ধতি
গুগল শীট শুধুমাত্র ডেস্কটপে নয়, মোবাইলেও সহজে ব্যবহারের সুযোগ দেয়। মোবাইলে শেয়ারিং করার জন্যও একই রকম ধাপ অনুসরণ করতে হবে।
১. গুগল শীট অ্যাপ ওপেন করা
প্রথমে আপনার ফোনে গুগল শীট অ্যাপটি ডাউনলোড করে নিন এবং শীটটি ওপেন করুন।
২. শেয়ার অপশন খোলা
শীটের উপরের ডান দিকে থাকা শেয়ার বোতামে ক্লিক করুন। এখানেও নির্দিষ্ট ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা লিখে "Editor" বা "Viewer" এর অনুমতি দিতে পারেন।
গুরুত্বপূর্ণ টিপস
- গুগল শীট শেয়ার করার আগে অবশ্যই নিশ্চিত করুন যে সঠিক ব্যক্তিকে সঠিক অনুমতি দিয়েছেন।
- যদি আপনি শীটে সংরক্ষিত ডেটা নিরাপদ রাখতে চান, তাহলে বিশেষ সেল বা রেঞ্জ লক করার জন্য Protect Sheet বা Protect Range ব্যবহার করতে পারেন।
- যদি ভবিষ্যতে অনুমতি পরিবর্তন করতে চান, তবে শেয়ারিং অপশন থেকে সহজেই তা পরিবর্তন করা যায়।
গুগল শীটের সাহায্যে আপনি সহজেই নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে শীটের উপর এডিট বা ভিউ এর অনুমতি দিতে পারেন। এর ফলে কাজের সুবিধা বেড়ে যায় এবং ডেটার নিরাপত্তাও নিশ্চিত হয়। এ পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করলে আপনি গুগল শীটে কিভাবে সহজে শেয়ারিং সেটআপ করবেন তা স্পষ্ট হয়ে যাবে।
0 মন্তব্য(গুলি):
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন
Comment below if you have any questions